Voor retailers en e-commercebedrijven is logistiek in het piekseizoen eerder een marathon dan een sprint geworden. Waar het vroeger draaide om een paar dagen intensieve verkoop rond Black Friday en de daaropvolgende Cyber Monday, is dat inmiddels uitgegroeid tot Black Week en Black Month. Daarna volgen de kerstinkopen en de retouren die eind december en in januari binnenkomen.
Om deze langere periode van hoge vraag in goede banen te leiden, is meer nodig dan extra magazijncapaciteit. Het vraagt om vroegtijdige planning, flexibiliteit en nauwe samenwerking tussen retailers en hun logistieke partners, zodat de servicekwaliteit op peil blijft en de kosten beheersbaar blijven.
We spraken met Oskar Hedström, COO Benelux Operations bij Logent, over hoe retailers en logistiek dienstverleners zich kunnen voorbereiden op het piekseizoen, voor welke uitdagingen ze staan en wat succesvolle operaties onderscheidt. Op basis van zo’n tien jaar praktijkervaring deelt hij concrete inzichten en lessen uit het managen van logistiek in het piekseizoen.
Hoe Black Friday de afgelopen tien jaar is veranderd
De afgelopen tien jaar zijn het tempo en de complexiteit van piekseizoenlogistiek flink toegenomen. Groeiende ordervolumes, hogere verwachtingen rond levertijden en een steeds onvoorspelbaardere vraag stellen nieuwe eisen aan retailers en hun logistieke partners. Succes vraagt vandaag de dag om meer flexibiliteit, zorgvuldige planning en het vermogen om snel in te spelen op veranderende omstandigheden.
“Wat vroeger Black Friday was, met een paar dagen extreem hoge volumes, is uitgegroeid tot Black Week of zelfs Black Month.”
Volgens Hedström heeft de concurrentie tussen retailers een grote rol gespeeld in het verlengen van het piekseizoen. Toen sommige bedrijven hun campagnes eerder begonnen, volgden anderen om geen klanten te verliezen.
In de loop der jaren hebben zowel retailers als consumenten zich aangepast. Bedrijven zijn beter geworden in het stellen van realistische leververwachtingen en die helder te communiceren, terwijl consumenten over het algemeen meer begrip hebben voor langere levertijden in drukke winkelperiodes.
Op- en afschalen wanneer de vraag verandert
Een korte verkooppiek kun je opvangen door de operatie tijdelijk op te rekken, maar meerdere weken van verhoogde vraag vragen om een duurzamere aanpak. De uitdaging is niet alleen om grotere volumes te verwerken, maar om dat consistent en efficiënt te doen zonder in te leveren op servicekwaliteit.
Een geslaagde piek meet je niet alleen af aan het aantal orders dat op tijd wordt verzonden, maar ook aan wat het kost om die service te leveren. Veel overwerk, extra tijdelijk personeel en dalende productiviteit kunnen een operationeel geslaagde periode snel veranderen in een financieel lastige periode. Het doel moet altijd zijn om servicekwaliteit, operationele flexibiliteit en winstgevendheid met elkaar in balans te brengen.
Flexibiliteit is daarbij cruciaal. Als de ordervolumes 20% hoger uitvallen dan de forecast, hoe snel kan er dan extra capaciteit worden ingezet? En als de vraag achterblijft, hoe efficiënt kan de operatie dan worden afgeschaald? Dat vraagt om flexibiliteit in personeel, magazijnactiviteiten en transportcapaciteit.
Flexibiliteit zorgt ervoor dat de operatie kan inspelen op kortetermijnschommelingen in de vraag, en schaalbaarheid zorgt ervoor dat ook groei op de lange termijn efficiënt kan worden opgevangen. Flexibiliteit is vooral belangrijk om kortstondige vraagpieken te beheersen, terwijl schaalbaarheid langetermijngroei ondersteunt via investeringen in automatisering, infrastructuur en operationele capaciteit. Het doel is om met wisselende volumes om te gaan zonder grip te verliezen op de operatie, de servicekwaliteit of de kosten.
“Het heeft geen zin om fors te investeren in extra capaciteit voor slechts één piekperiode. Investeringen moeten duurzaam zijn en ook de rest van het jaar van nut zijn.”
De voorbereiding op het piekseizoen begint lang vóór Black Friday
Bij grotere logistieke operaties zou de planning voor het piekseizoen ruim vóór de zomer moeten beginnen. In september moeten retailers en logistieke partners op één lijn zitten over verwachte volumes, personeelsbehoefte, transportcapaciteit en noodplannen. De laatste weken voor Black Friday zijn bedoeld om de operatie te testen en te finetunen, niet om het plan vanaf nul op te stellen.
In plaats van te vertrouwen op één forecast kunnen retailers en logistiek dienstverleners zich beter voorbereiden op verschillende scenario’s, bijvoorbeeld een vraag van 80%, 100% of zelfs 150% van de forecast. Aan elk scenario moeten duidelijke operationele acties gekoppeld zijn, zoals aanpassingen in de personeelsbezetting, extra diensten, magazijncapaciteit en transportafspraken. Zo kunnen er snel beslissingen worden genomen wanneer de werkelijke vraag afwijkt van de verwachting.
“Voor mij is transparantie de sleutel. We verwachten niet dat klanten perfecte forecasts aanleveren, maar we hebben wel open communicatie nodig over verwachte verkopen, campagnes en mogelijke wijzigingen.”
Voorbereiding betekent ook personeel werven en opleiden, magazijnprocessen doorlichten, transportcapaciteit veiligstellen en de operatie ruim van tevoren aan een stresstest onderwerpen. Kleine inefficiënties worden bij piekvolumes snel groot. Onder normale omstandigheden is een productiviteitsverlies van 5 tot 10% misschien nog te overzien, maar tijdens het piekseizoen kan hetzelfde verlies een achterstand veroorzaken die bijzonder moeilijk in te halen is. Daarom moeten kleine operationele knelpunten vóór de piek worden opgelost, zodat de operatie stabiel aan het seizoen begint.
“Als je in november een capaciteitsprobleem ontdekt, ben je al te laat.”
Wanneer marketingcampagnes de logistieke werkelijkheid ontmoeten
“Piekperiodes veroorzaken niet per se problemen; ze leggen vaak problemen bloot die al in de organisatie aanwezig zijn.”
Daarom is het vroegtijdig signaleren van problemen een van de belangrijkste voordelen van samenwerken met een ervaren logistieke partner. Een groeiende achterstand, dalende productiviteit, vertraging in de werving of onzekerheid over transportcapaciteit kunnen allemaal vroege signalen zijn dat de operatie het tijdens het piekseizoen moeilijk krijgt.
Data is essentieel om operationele risico’s te herkennen voordat ze het serviceniveau beïnvloeden. Door de orderinstroom af te zetten tegen de forecast en de productiviteit per arbeidsuur, de ontwikkeling van de achterstand en de prestaties van vervoerders te monitoren, krijg je vroege waarschuwingssignalen. Met deze indicatoren kan een logistiek dienstverlener bijsturen voordat relatief kleine afwijkingen uitgroeien tot grote operationele uitdagingen.
Ervaring met verschillende klanten en sectoren biedt een extra waardevol perspectief. Een ervaren logistieke partner kan putten uit lessen van eerdere piekseizoenen om aannames kritisch te bekijken, mogelijke knelpunten te voorzien en zich voor te bereiden op onverwachte situaties. Dat praktijkinzicht helpt retailers om met onzekerheid om te gaan en met meer vertrouwen beslissingen te nemen in aanloop naar het piekseizoen.
Een multi-client operatie biedt in piekperiodes een belangrijk voordeel. Wanneer klanten verschillende vraagpatronen hebben, kan een logistiek dienstverlener, voor zover capaciteit en opleiding dat toelaten, mensen en middelen herverdelen, de personeelsbezetting aanpassen en de werkdruk tussen operaties verdelen. Dat zorgt voor extra flexibiliteit en helpt klanten om volumeschommelingen op te vangen zonder het hele jaar door overcapaciteit aan te houden.
Elk piekseizoen levert lessen op voor het volgende
Het piekseizoen eindigt niet wanneer de kerstverkoop afneemt. De retouren die eind december en in januari binnenkomen, kunnen net zoveel werk opleveren als de verkooppiek zelf. Voor retailers betekent dit dat retourafhandeling vanaf het begin onderdeel moet zijn van de planning voor het piekseizoen.
Als het seizoen voorbij is, doen retailers en hun logistieke partners er goed aan om samen terug te blikken. Kijk daarbij verder dan de ordervolumes, ook naar de klantbeleving, de operationele efficiëntie en de financiële resultaten. De geleerde lessen vormen een waardevol vertrekpunt voor het volgende piekseizoen en helpen retailers hun plannen aan te scherpen, uitdagingen te voorzien en zich voor te bereiden op verschillende scenario’s.
“Mijn belangrijkste advies is om vroeg te beginnen met de voorbereiding. Wacht niet op een perfecte forecast, maar plan voor verschillende scenario’s en wees klaar om in te spelen op veranderingen in de vraag.”
Al 20 jaar werkt Logent samen met klanten om logistieke uitdagingen om te zetten in kansen. We gaan graag met u in gesprek over hoe onze oplossingen op maat uw bedrijf kunnen ondersteunen.
